ARKIVSERVICE
Alla ideella organisationer är välkomna att arkivera i Folkrörelsernas arkiv för Värmland. Det gäller både distriktsorganisationer/motsvarande och lokala föreningar. Dessutom tar arkivet emot s k ”Herrelösa arkiv”, d v s föreningsarkiv som upptäcks i privathem, i föreningslokaler eller på andra ställen, men som saknar huvudman. I sådana fall betraktas handlingarna i regel som gåva.
Folkrörelsernas arkiv för Värmland Tar hand om skriven information som protokoll, verksamhetsberättelser, brevväxling, medlemshandlingar, verksamhetsspecifika handlingar (tävlingshandlingar inom idrottsrörelsen, studiecirkelhandlingar inom studieförbunden etc), personalhandlingar, räkenskaper (bokslut, huvudbok, kassa/dagbok). Fotografier, film, bandupptagningar, trycksaker som föreningen själv producerat och tidningsklipp som rör den egna verksamheten bör också arkiveras. Förvarar föreningens arkiv samlat i godkända lokaler som skyddar mot brand, fuktskador, stöld och andra faror Registrerar, detaljförtecknar och vårdar arkiven så att arkivmaterialet blir sökbart för föreningen själv och intresserade forskare. Ett välordnat arkiv är en god investering!
MEDLEMSKAP
Distriktsorganisationer/motsvarande och lokala föreningar kan bli medlemmar i Folkrörelsernas arkiv för Värmland. Årsavgiften är 1 000 kronor för distriktsorganisationer/motsvarande och 300 kronor för lokala föreningar.
Medlemskapet ger: En (1) avgiftsfri hyllmeter Ingen leveransavgift Två (2) timmars kostnadsfri rådgivning om arkivfrågor/dokumenthantering Prioritering av ordnings- och förteckningsarbetet gentemot icke medlemmar Lägre timtaxa vid konkreta insatser av arkivpersonal utöver den kostnadsfria rådgivningen (375 kr/tim jämfört med 450 kr/tim för icke medlemmar) Möjlighet att påverka arkivets verksamhet och inriktning vid års- och medlemsmöten samt möjlighet att nominera ledamöter till arkivstyrelsen
FÖRVARING och ÖVRIG SERVICE Folkrörelsernas arkiv tar ut en serviceavgift som ska täcka kostnaden för inventering/genomgång, registrering, detaljförteckningsarbete, vårdande insatser, registerhållning lämpliga lokaler, hyllutrustning m m. Framtagning av handlingar ingår i serviceavgiften.
Serviceavgift 125 kronor per påbörjad meter och år (medlemmar har en fri hyllmeter) 500 kronor per påbörjad hyllmeter och år för verifikationer och motsvarande bokföringsunderlag som måste bevaras enligt bokföringslagens 10-årsregel(gäller samtliga aktiva/levande organisationer)
Återsökning av preciserade uppgifter i inlämnade arkiv jobbar arkivpersonalen med upp till två (2) timmar kostnadsfritt. Skulle det röra sig om mer komplicerade ärenden/sökningar debiteras 375 kronor per timme. LEVERANSER AV ARKIV
Arkivleveranser lämnas alltid till Folkrörelsernas arkivs kansli i Arkivcentrum Värmland, Hööksgatan 2 i Karlstad. Inte förrän registrering, vårdinsatser och förteckningsarbete slutförts fraktas handlingarna vidare till vår arkivdepå i Zakrisdal.
Ring alltid till Folkrörelsernas arkiv 054-617710 då ni önskar göra en arkivleverans. Det är nödvändigt att planera leveranserna tillsammans och att komma överens om en lämplig tid. Personalen är inte alltid på plats! Vi besöker föreningar runtom i länet, transporterar arkiv och sköter framtagning av handlingar från arkivdepån i Zakrisdal till forskarsalen i Arkivcentrum. Det är synd om någon åker förgäves.
Större leveranser vill arkivpersonalen gärna se på plats. Alla föreningar har nämligen handlingar som är gallringsbara (ex bokföringsunderlag, trycksaker o dyl) och som bör skiljas ut redan innan leverans. Arkivpersonalen ger instruktioner om vilka typer av handlingar det gäller. Det är helt onödigt att sådant gallringsbart material fraktas till arkivet. OBS! Personal från arkivet kan disponeras en halv dag på plats hos föreningen för att hjälpa till med förberedelser inför leverans. Gäller det besök utanför Karlstad blir kostnaden för föreningen milersättning om inget annat avtalas.
Icke medlemmar betalar en leveransavgift på 250 kr som ska täcka den administration som uppstår vid leveranstillfället (leveranskvittering, registrering, inventering/grovgenomgång, placering). Leveransavgiften uttas maximalt en gång per år.
KONKRETA INSATSER AV ARKIVPERSONALEN
Prissättning vid konkreta insatser av arkivpersonalen.
Timtaxa organisationer Medlemmar 375 kr/tim Timtaxa organisationer Icke medlemmar 450 kr/tim Utbildningsinsatser 1050-1 200 kr/tim Externa kunder 850 kr/tim
I samband med uppdrag inom länet debiterar arkivet reseersättning. Vid mera omfattande externa uppdrag offereras pris och träffas avtal i varje enskilt fall.